Logiciel de gestion du handicap en entreprise : la DOETH ne suffit pas pour choisir

Un logiciel de gestion du handicap en entreprise doit permettre de retrouver un justificatif, d’anticiper une échéance RQTH et de suivre un aménagement sans multiplier les fichiers ni exposer les informations personnelles. Pour le choisir, il faut examiner autant la préparation de la DOETH que les droits d’accès, les échanges avec la paie et le travail quotidien du référent Handicap.

La bonne solution relie les dossiers administratifs aux actions concrètes : intégration, adaptation du poste, maintien dans l’emploi et suivi budgétaire. Voici les points à vérifier avant de demander une démonstration.

Partir des parcours à gérer, pas d’une liste de fonctionnalités

Un outil spécialisé centralise les informations nécessaires au pilotage de la politique handicap. Il devient pertinent lorsque les tableurs, courriels et répertoires partagés ne permettent plus de savoir quelle donnée est à jour, qui doit intervenir ou quelle action reste en attente.

Avant de consulter les éditeurs, décrivez vos principaux parcours : arrivée d’un salarié bénéficiaire de l’obligation d’emploi, transmission volontaire d’un justificatif, renouvellement d’une reconnaissance, demande d’aménagement ou départ de l’entreprise. Pour chacun, identifiez le responsable, les informations nécessaires et les validations attendues.

Relier le dossier collaborateur aux actions de terrain

Le dossier doit pouvoir accueillir des champs adaptés : catégorie de bénéficiaire, dates de validité lorsqu’elles existent, justificatifs utiles et historique administratif. Les contrats et motifs de sortie doivent rester cohérents avec le SIRH et la paie. La personnalisation n’a toutefois d’intérêt que si elle répond à un besoin précis : accumuler les champs complique la maintenance et augmente les risques de collecte excessive.

Le suivi opérationnel doit couvrir l’ergonomie, les équipements de protection individuelle, les aides techniques, l’accessibilité ou l’aménagement du temps de travail. Chaque action gagne à comporter un responsable, une échéance, un budget et un statut. Un équipement commandé n’est pas nécessairement installé ; un aménagement installé n’est pas nécessairement satisfaisant pour son utilisateur.

Vérifier ce que le logiciel fait réellement pour la DOETH

Dans le secteur privé, l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés concerne les entreprises d’au moins 20 salariés, selon les règles d’assujettissement applicables, avec un objectif de 6 % de l’effectif. Le calcul réglementaire ne se résume cependant pas à diviser un nombre de dossiers RQTH par l’effectif affiché dans le SIRH.

La RQTH, ou reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, n’est pas la seule catégorie ouvrant droit au statut de bénéficiaire de l’obligation d’emploi. Les bénéficiaires de l’AAH, notamment, peuvent également être concernés. Le logiciel doit distinguer les catégories et permettre de vérifier les justificatifs correspondants, sans assimiler toutes les situations à une RQTH.

Distinguer préparation, calcul et transmission

La DOETH est la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés. Dans le secteur privé, elle s’articule avec la déclaration sociale nominative, ou DSN. Demandez donc si l’outil prépare un état de contrôle, produit un export pour la paie, calcule certains éléments ou intervient effectivement dans le circuit déclaratif. « Gestion de la DOETH » ne garantit pas une transmission automatisée.

Le calendrier doit être actualisé selon la campagne concernée. L’ancienne échéance du 15 février ne doit pas être reprise comme date annuelle actuelle. De même, la loi du 11 février 2005 et les dispositions entrées en application le 1er janvier 2006 constituent des repères historiques, pas une notice suffisante pour paramétrer les obligations présentes.

Lors de la démonstration, demandez comment sont rapprochés les effectifs issus de la paie, les périodes de validité des justificatifs et les mouvements de personnel. Un écart doit pouvoir être expliqué et corrigé avant la déclaration, avec une trace du contrôle réalisé.

Protéger les informations sans bloquer l’accompagnement

Les informations relatives au handicap exigent une confidentialité renforcée. Centraliser ne signifie pas rendre tout visible à tous. Le paramétrage doit séparer les besoins du référent Handicap, des équipes RH, de la paie, des managers et de la direction.

• Référent Handicap : suivi des démarches et des actions relevant de son périmètre.
• Gestionnaire paie : accès aux éléments strictement nécessaires aux traitements déclaratifs.
• Manager : consignes opérationnelles utiles à l’aménagement, sans accès automatique au justificatif administratif.
• Direction : indicateurs consolidés, avec une vigilance particulière lorsque les petits effectifs rendent les personnes identifiables.

Le logiciel doit agir comme un filet à mailles réglables : laisser circuler l’information nécessaire à l’action, tout en retenant les détails inutiles. Pour faire installer un matériel, le service achats a besoin d’une spécification et d’une validation budgétaire, pas du statut administratif du salarié. Traduire chaque demande en tâche opérationnelle distincte du dossier confidentiel réduit les divulgations dans les notifications, les exports et les courriels.

Faites vérifier par votre DPO les finalités, la base légale, l’information des personnes et les durées de conservation. Demandez aussi des preuves sur l’hébergement, les sauvegardes, la traçabilité des consultations, la suppression et la réversibilité. Le logiciel n’a pas vocation à devenir un dossier médical : les diagnostics ne doivent pas y être collectés pour faciliter le suivi RH.

Comparer les solutions sur des preuves observables

Un module intégré au SIRH peut limiter les doubles saisies. Une plateforme spécialisée peut offrir un suivi plus détaillé des actions et des budgets. Le choix dépend de votre organisation, notamment du nombre d’établissements, des intervenants et des interfaces existantes. Cette grille permet de comparer les offres sur un même périmètre.

Les tableaux de bord doivent donner une vision exploitable des effectifs, actions, budgets et objectifs. Une mention « temps réel » mérite d’être vérifiée : si les données de paie sont importées périodiquement, l’affichage doit indiquer la date de dernière actualisation.

Le recrutement constitue un besoin complémentaire. Certaines offres proposent une CVthèque mutualisée ; Handimatch facilite la mise en relation entre employeurs engagés et candidats via France Travail. Ces services ne remplacent pas le suivi interne. Vérifiez leur périmètre et les modalités d’intégration plutôt que de supposer qu’ils sont inclus.

Organiser une démonstration puis un déploiement maîtrisé

Préparez un scénario fictif représentatif : recrutement, justificatif à renouveler, aménagement demandé sur un site et bilan à produire pour la direction. Faites participer le référent Handicap, les RH, la paie et l’équipe SIRH. Testez également l’accessibilité de l’interface, notamment la navigation au clavier et la compréhension des messages.

Avant la mise en service, nettoyez les données, définissez les habilitations et désignez les responsables des mises à jour. Un pilote sur un périmètre limité permet de vérifier les imports, les alertes et les circuits de validation avant généralisation.

Retenez la solution qui démontre vos parcours de bout en bout, avec des responsabilités claires et des accès maîtrisés. La valeur du logiciel se mesure autant à la fiabilité du bilan annuel qu’à sa capacité à éviter qu’une demande d’accompagnement reste sans suite.